Antes de que aparezca ningún número en tu oferta, alguien ya ha hecho un cálculo de costes: el órgano de contratación, cuando fijó el presupuesto base de licitación. La ley le obliga a enseñarte cómo lo hizo, al menos por bloques, en el propio pliego (art. 100.2 LCSP). Y es fácil quedarse solo con el total.
Es un error que sale caro, porque ese desglose es la información de mercado más barata que vas a tener sobre un contrato: te dice cuánto cree el órgano que cuesta el personal, qué margen da por bueno y en qué puede no coincidir con tus costes reales. Si no te cuadra, mejor saberlo antes de presentar que cuando ya estás ejecutando.
Esta guía explica qué debe contener ese desglose y cuánto puedes esperar según el tipo de contrato (con el informe 42/2018 de la Junta Consultiva), cómo construir tu propio estudio de costes paso a paso, un ejemplo con cifras inventadas y qué hacer cuando las cuentas no salen. Es orientación práctica, no asesoramiento contable ni jurídico, y los importes del ejemplo son ilustrativos.
1. Dos estudios de costes, no uno
Cuando se habla de «estudio de costes» en una licitación se mezclan dos cálculos distintos, y confundirlos está detrás de muchos errores de precio.
| Estudio del órgano de contratación | Tu estudio como licitador | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Fijar el presupuesto base de licitación | Decidir si te presentas y a qué precio |
| Quién lo hace y cuándo | El órgano, antes de licitar | Tú, al preparar la oferta |
| Qué ves de él | El desglose del pliego (art. 100.2); algunos órganos publican además el estudio completo | Nada: es interno, salvo que te pidan justificar una oferta anormalmente baja (art. 149.4) |
| Qué lo regula | El art. 100 LCSP, con los arts. 101.2 y 102.3 alrededor | Ningún modelo legal; lo que sí te pueden pedir es justificarlo |
El primero es un dato del contrato. El segundo es una decisión tuya. Compararlos es lo que te dice si el contrato te interesa y, si te interesa, dónde está tu margen de maniobra.
2. Qué dice el artículo 100 LCSP
El artículo 100 tiene dos apartados que te afectan directamente.
- Art. 100.1. El presupuesto base de licitación es el límite máximo de gasto que el contrato puede comprometer, incluido el IVA, salvo disposición en contrario. La cifra del anuncio lleva IVA: antes de compararla con tus costes, quítaselo.
- Art. 100.2. El órgano debe cuidar de que el presupuesto sea adecuado a los precios del mercado y, para ello, desglosarlo en el pliego en costes directos, costes indirectos y otros eventuales gastos. Si el coste de los salarios forma parte del precio total, tiene que indicar los costes salariales estimados a partir del convenio laboral de referencia, de forma desglosada y con desagregación de género y categoría profesional.
Tres artículos más completan el cuadro:
- Art. 102.3. El órgano debe cuidar de que el precio sea adecuado para el efectivo cumplimiento del contrato, atendiendo al precio general de mercado. En los servicios cuyo coste principal sean los costes laborales, debe considerar los términos económicos de los convenios colectivos sectoriales, nacionales, autonómicos y provinciales aplicables en el lugar de prestación.
- Art. 101.2. El valor estimado debe incluir como mínimo los costes derivados de la normativa laboral, otros costes de la ejecución material, los gastos generales de estructura y el beneficio industrial. El artículo 100 no nombra el beneficio industrial, pero por esta vía puedes encontrarlo en el desglose, como verás en el ejemplo real de la sección 4.
- Art. 130.1. Si una norma o un convenio obliga al adjudicatario a subrogarse en trabajadores, el pliego debe darte la información de sus contratos que permita evaluar con exactitud los costes laborales: convenio aplicable, categoría, tipo de contrato, jornada, antigüedad, vencimiento y salario bruto anual de cada trabajador. Y si luego esos costes resultan superiores a los que te dieron, tienes acción directa contra el anterior contratista (art. 130.5).
La diferencia entre presupuesto base, valor estimado y precio del contrato, con un ejemplo completo, está en la guía del valor estimado.
3. Cuánto desglose puedes esperar: lo que dice la Junta Consultiva
La ley dice «desglosará», pero no dice hasta dónde. La duda llegó a la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado desde un organismo autónomo municipal que preparaba contratos de suministro de material de papelería, eléctrico y de ferretería: ¿debía aplicar el desglose del artículo 100.2 también a un suministro? Su respuesta, el informe 42/2018, deja dos reglas:
- El desglose debe recoger todos los costes y gastos que influyan en la prestación, para llegar a una estimación correcta del precio de mercado, y ser el adecuado a la naturaleza del contrato. En suministros tan sencillos como los de la consulta, cuyos precios de mercado se determinan con facilidad, no hace falta el más amplio desglose.
- El desglose salarial por género y categoría solo es exigible en los contratos de servicios y suministros en los que el coste de los salarios constituya el coste principal del precio total.
La Junta explica además para qué sirve el desglose: da transparencia al procedimiento, garantiza que el contrato no incurra en un sobreprecio y facilita a los licitadores la elaboración de sus proposiciones. Es decir, existe precisamente para que lo uses tú.
| Contrato | Qué desglose cabe esperar | Dónde se apoya |
|---|---|---|
| Servicio con mucha mano de obra | Costes directos e indirectos, otros gastos y costes salariales por género y categoría según el convenio | Art. 100.2 LCSP; informe 42/2018 |
| Suministro sencillo de productos de mercado | Un desglose adaptado: no el más amplio | Informe 42/2018 |
| Obra | El presupuesto del proyecto, con precios unitarios y descompuestos, estado de mediciones y detalles para su valoración | Art. 233.1.d LCSP; arts. 130 y 131 RGLCAP |
4. Un estudio real publicado: la Diputación de Almería
Los estudios de costes completos no siempre se publican, pero alguno sí. La Diputación de Almería firmó el 24 de febrero de 2023 el del artículo 100 para un suministro por lotes de material informático, y está accesible en la Plataforma de Contratación del Sector Público. Su estructura es la que conviene tener en la cabeza:
- Fuentes directas e indirectas. Las directas son las consultas preliminares del mercado, informes externos de auditoría de costes de contratos anteriores y el análisis de empresas del sector; las indirectas, los ratios sectoriales de la Central de Balances del Banco de España.
- Tres bloques de coste. Costes directos (personal, materiales y otros costes directos), costes indirectos de estructura y beneficio industrial. El IVA se suma al final.
- Un apartado de limitaciones, que aclara que el estudio sirve solo para fijar el presupuesto base de ese contrato.
| Bloque (sin IVA) | Importe publicado |
|---|---|
| Costes directos de personal | 71.137,19 € |
| Costes directos de materiales | 11.856,20 € |
| Otros costes directos | 5.928,10 € |
| Costes indirectos | 17.784,30 € |
| Beneficio industrial | 11.856,20 € |
| Total sin IVA | 118.561,98 € |
| IVA al 21 % | 24.898,02 € |
| Total con IVA | 143.460,00 € |
Las cifras son las del documento (el total sin IVA difiere en un céntimo de la suma por redondeo). Hay algo que solo se ve al hacer cuentas: cada bloque equivale a un porcentaje redondo del total sin IVA, un 60 % de personal, un 10 % de materiales, un 5 % de otros costes directos, un 15 % de indirectos y un 10 % de beneficio industrial. Un estudio publicado puede ser, por tanto, un reparto razonado del total y no un cálculo partida por partida, y conviene leer cada línea sabiendo cómo se ha obtenido.
No es un modelo que copiar ni una referencia de precios para tu sector: es un suministro concreto con los porcentajes de su autor. Sirve para ver cómo es un desglose publicado y para saber qué buscar en los pliegos que leas.
5. Cómo construir tu estudio de costes, paso a paso
- Lee el desglose del pliego y quita el IVA. Anota cada bloque y, si el contrato es de servicios, la tabla salarial por categoría. Todo lo que compares tiene que estar sin IVA.
- Fija el alcance real. Duración con prórrogas, lotes a los que te presentas, medios mínimos que exige el pliego de prescripciones técnicas y cualquier obligación de subrogación.
- Calcula los costes directos. Personal por categoría según el convenio aplicable en el lugar de prestación (art. 102.3), con la antigüedad real de la plantilla y, si hay subrogación, con el listado que facilita el pliego (art. 130). Después, materiales, equipos y subcontratas, con presupuestos de proveedor cuando puedas. Si piensas subcontratar, repasa antes los límites de la subcontratación.
- Imputa los costes indirectos. Estructura, administración, seguros y amortizaciones compartidas con un criterio que puedas explicar y repetir en el siguiente contrato.
- Añade otros gastos eventuales. Desplazamientos, certificaciones, el coste financiero de la garantía definitiva (el 5 % del precio final ofertado sin IVA, art. 107.1) y cualquier gasto que dependa de cómo se ejecute el contrato.
- Fija tu margen de forma explícita. Es una decisión, no un residuo: decide qué beneficio quieres antes de calcular el precio.
- Obtén el precio y la baja. Precio sin IVA = costes + margen. Baja = 1 − precio / presupuesto base sin IVA. Contrasta esa baja con los parámetros de anormalidad del pliego (art. 149.2) con la calculadora de baja temeraria.
- Archiva la cadena de cada partida: documento fuente, fórmula y resultado.
6. Un ejemplo con cifras inventadas
| Concepto (sin IVA) | Pliego | Tu estudio | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Costes de personal (convenio, con cotización) | 78.000 € | 81.000 € | +3.000 € |
| Materiales y consumibles | 6.000 € | 5.500 € | -500 € |
| Indirectos y otros gastos eventuales | 6.000 € | 6.000 € | 0 € |
| Total costes | 90.000 € | 92.500 € | +2.500 € |
| Beneficio industrial o margen | 10.000 € | 5.550 € | |
| Presupuesto base o tu precio | 100.000 € | 98.050 € | -1.950 € |
| Con IVA al 21 % | 121.000 € | 118.640,50 € |
Qué cuenta el ejemplo:
- El desajuste está en el personal. Tu coste salarial es un 3,8 % mayor que el del pliego. Puede deberse a la antigüedad real de la plantilla que subrogas o a que tus categorías y jornadas no coinciden con las del cálculo del órgano.
- A precio de presupuesto te quedan 7.500 €, el 8,1 % sobre tus costes, no los 10.000 € que el pliego da por beneficio.
- La baja máxima sin perder dinero es del 7,5 % (a ese precio ingresas lo mismo que gastas). Con tu margen del 6 %, la baja máxima es del 1,95 %.
Qué hacer con esa cifra depende de cómo se reparten los puntos. Si el precio puntúa mucho, decidirás cuánto margen sacrificas, y eso lo marca la fórmula del pliego, que explica la guía de criterios de adjudicación; lo que han bajado las ofertas ganadoras en el mercado lo cuenta cuánto bajar para ganar.
7. Si las cuentas no salen
Puede pasar que, con tus costes reales, el presupuesto no te deje margen. Tienes tres salidas, por este orden de prudencia:
- No presentarte. Es una decisión legítima y barata. El Go/No-Go existe para tomarla pronto y sin culpa.
- Preguntar al órgano. Si crees que el desglose omite un coste o subestima el salario del convenio, pregunta a través de la plataforma mientras el plazo de aclaraciones sigue abierto; cómo cuentan esos plazos, en la guía de plazos.
- Recurrir el pliego antes de ofertar. Solo cabe recurso especial en los contratos del artículo 44.1 (obras de más de tres millones de euros de valor estimado y suministros y servicios de más de cien mil, entre otros), y con carácter general no se admite contra los pliegos si ya has presentado oferta (art. 50.1.b). Los pasos y el plazo, en la guía del recurso especial y en las tres trampas legales antes de licitar.
8. Tu estudio como defensa ante una baja anormal
Si tu precio cae por debajo del umbral que fija el pliego, la mesa no puede excluirte sin más: tiene que pedirte que justifiques y desgloses de forma razonada y detallada el bajo nivel de precios o costes, con los documentos pertinentes (art. 149.4). Aquí se ve si el estudio de la sección 5 estaba bien hecho: con cada partida con su fuente, su fórmula y su resultado, la memoria de justificación casi se escribe sola. Ten en cuenta que la justificación incompleta, o fundada en hipótesis o prácticas inadecuadas desde el punto de vista técnico, jurídico o económico, se considera insuficiente (art. 149.4), y que si resultas adjudicatario tras haber estado en presunción de anormalidad, el órgano debe hacer un seguimiento pormenorizado de la ejecución (art. 149.7). La estructura de la memoria y los argumentos que acepta la mesa, en la guía de ofertas anormalmente bajas.
9. Checklist antes de fijar el precio
- He localizado el desglose del presupuesto base en el pliego y he quitado el IVA a la cifra del anuncio.
- Sé qué convenio se aplica en el lugar de prestación y uso sus tablas salariales vigentes.
- Si hay subrogación, he trabajado con el listado de trabajadores del pliego (art. 130).
- He calculado costes directos, indirectos y otros gastos eventuales con una fuente para cada partida.
- He incluido el coste de la garantía definitiva y de cualquier garantía que pida el pliego.
- Mi margen es una cifra decidida, no lo que sobra.
- He comparado mi estudio con el del pliego y sé por qué difieren.
- Conozco el umbral de anormalidad del pliego y mi baja está por debajo, o tengo ya preparada la justificación.
- Mi proposición lleva el IVA como partida independiente (art. 139.4).
Conclusión
El presupuesto base de licitación llega con su cálculo a la vista, y casi nadie lo usa. Leerlo bien lleva media hora: quitar el IVA, mirar la línea de personal y compararla con tus costes reales. A partir de ahí, tu estudio es una cadena de partidas con fuente, fórmula y resultado, que te sirve para decidir si te presentas, a qué precio y, si hace falta, para defender esa oferta. Cuando quieras practicar con pliegos reales, busca un contrato de servicios en el buscador de licitaciones y compara su desglose con el de esta guía.